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Enerige & Management > Gastbeitrag - Die Effizienz mit automatischer Zahlungszuordnung erhöhen
Bild: E&M
GASTBEITRAG:
Die Effizienz mit automatischer Zahlungszuordnung erhöhen
Wie die Stadtwerke Kaiserslautern die Verbuchung von Überweisungen mithilfe einer virtuellen Kontonummer optimiert haben, weiß Torsten Schuster* von der Aareal Bank AG.
 
Jeden Monat gehen tausende von Zahlungen auf den Konten der Energieunternehmen ein – und jede einzelne von ihnen muss dem passenden Vertragskonto zugeordnet werden. Da das intern riesige Aufwände verursacht, ist bei der Zahlungszuordnung eine möglichst hohe Automatisierungsquote das A und O.
 
Deshalb arbeiten die Stadtwerke Kaiserslautern seit einigen Jahren intensiv daran, die Zuordnung eingehender Zahlungen möglichst effizient zu managen. Bei Lastschrifteinzügen ist das meist unproblematisch, da die Systeme die Buchungen automatisch im Hintergrund durchführen. Im Gegensatz dazu liegt es bei eingehenden Überweisungen, deren Anteil bei den Stadtwerken Kaiserslautern bei rund 20 % der Zahlungseingänge liegt, in der Hand des Kunden, Betrag und Verwendungszweck korrekt einzutragen.
 
Aufgrund von Zahlendrehern, falschen oder fehlenden Daten ist bei solchen Überweisungen oft unklar, welcher Geldeingang zu welcher Rechnung und welchem Vertragskonto gehört. Und genau hier liegt das Problem. Denn obwohl die Stadtwerke Kaiserslautern seit etwa 2005 den elektronischen Kontoauszug einsetzen und konstant optimiert haben, um die Anzahl der automatisierten Verbuchung von Zahlungseingängen immer weiter zu erhöhen, hat sich ihre automatisierte Verbuchungsquote bei etwa 67 % eingependelt.
 
Virtuelle Kontonummer sorgt für Klarheit

Um den Automatisierungsgrad weiter zu erhöhen, führte der Versorger zum Jahreswechsel 2018/2019 zusätzlich das BK 01 Zahlungsmanagement von der Aareal Bank ein, das auf virtuellen Kontonummern basiert und sich nahtlos in die ERP-/SAP-Umgebung integrieren lässt. Dabei wird jedem Vertragskonto eine virtuelle Kontonummer zugeordnet. Diese nutzt der Kunde, um Zahlungen zu überweisen, die wiederum beim Empfänger auf dasselbe Konto eingehen und dort eindeutig zuzuordnen sind.
 
„Die Wahl fiel auf die Lösung der Aareal Bank, weil sie uns eine Kombination aus SAP-Anbindung und virtuellen Kontonummern bietet. So können wir auf unsere bisherigen Optimierungsarbeiten am elektronischen Kontoauszug aufsetzen“, sagt Iris Heil, Abteilungsleiterin Vertriebsservice der Stadtwerke Kaiserslautern. „In den virtuellen Kontonummern sahen wir das Potenzial, unsere automatisierte Verbuchungsquote stark zu erhöhen.“
 
Weniger Zeitaufwand, seltenere Rückfragen
 
Bei den Stadtwerken Kaiserslautern macht sich im zweiten Jahr nach der Einführung die optimierte Zahlungszuordnung im Arbeitsalltag positiv bemerkbar: Dadurch, dass deutlich mehr Zahlungen automatisch verbucht werden können, fällt deutlich weniger Zeitaufwand für deren manuelle Prüfung und Verarbeitung an.
 
Und auch die Kunden profitieren von dem neuen System: Da es weniger Unklarheiten rund um eingehende Zahlungen gibt, sind auch seltener Rückfragen beim Kunden nötig. Ihre Verbuchungsquote konnten die Stadtwerke Kaiserslautern bereits auf 83 % verbessern. Ein Erfolg, auch wenn systemseitig eine Verbuchungsquote von weit über 90 % möglich wäre.
 
„Wir sind damit noch nicht am Ende“, sagt Oliver Freitag, Teamleiter Debitoren- und Datenmanagement. „Unser Ziel ist es, eine Quote von 85 bis 90 Prozent zu erreichen. Daran arbeiten wir aktuell gemeinsam mit der Aareal Bank. Wir treffen uns regelmäßig zu Optimierungsterminen und sorgen so für eine laufende Verbesserung des Systems.“

*Torsten Schuster ist Director Digital & Banking Solutions bei der Aareal Bank AG

 
Torsten Schuster
Bild: Aarealbank

 
 

Redaktion
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Dienstag, 06.04.2021, 10:55 Uhr

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