RechtEck: Die Umsetzungsfrist läuft bereits

Das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) ist am 2. Juli 2023 in Kraft getreten. Die Grundlage dafür bildet die „EU-Whistleblower-Richtlinie“. Durch das Gesetz wird zum einen der Schutz von natürlichen Personen bezweckt, die im Zusammenhang mit ihrer beruflichen Tätigkeit oder im Vorfeld einer beruflichen Tätigkeit Informationen über Verstöße erlangt haben und diese an die nach diesem Gesetz vorgesehenen Meldestellen melden oder offenlegen (hinweisgebende Personen).

Darüber hinaus werden Personen geschützt, die Gegenstand einer Meldung oder Offenlegung sind, sowie sonstige Personen, die von einer Meldung oder Offenlegung betroffen sind. Unternehmen, die in der Regel mindestens 50 Beschäftigte haben, werden verpflichtet, eine sogenannte interne Meldestelle einzurichten, die eingehende Meldungen nach gesetzlichen Verfahrensvorgaben entgegennimmt und bearbeitet. Wird dies missachtet, drohen unter anderem empfindliche Bußgelder.

Einrichtung der internen Meldestelle

Unternehmen mit mehr als 250 Beschäftigten müssen die neuen Anforderungen bereits seit dem 2. Juli 2023 umsetzen. Für Unternehmen, die in der Regel 50 bis 249 Beschäftigte haben, gilt eine Übergangsfrist zur Errichtung der internen Meldestelle, aber nur noch bis zum 17. Dezember 2023.

Für Gemeinden und Gemeindeverbände und solche Beschäftigungsgeber, die im Eigentum oder unter der Kontrolle von Gemeinden und Gemeindeverbänden stehen, gilt die Pflicht zur Einrichtung und zum Betrieb interner Meldestellen nach Maßgabe des jeweiligen Landesrechts. Dies betrifft auch zahlreiche kommunale Energieversorger. Bisher besteht eine landesrechtliche Regelung in Hessen. Um die Whistleblower-Richtlinie umzusetzen, werden die anderen Bundesländer zeitnah nachziehen und eigene Gesetze schaffen müssen. Auch für viele kommunale Energieversorger ist es damit nur eine Frage der Zeit, bis die Pflicht zur Einrichtung einer internen Meldestelle formell greift. Allgemeine Ausnahmen von der Verpflichtung zur Einrichtung interner Meldestellen sieht die Whistleblower-Richtlinie außer bei Kleinstgemeinden und -unternehmen nämlich nicht vor.

Die interne Meldestelle unterliegt einem besonderen Vertraulichkeitsgebot (§ 8 HinSchG). Die mit den Aufgaben der internen Meldestelle beauftragten Personen sind bei der Ausübung ihrer Tätigkeit zudem unabhängig und müssen über die notwendige Fachkunde verfügen (§ 15 HinSchG).

Aufgaben der internen Meldestelle

Bei eingehenden Meldungen muss der hinweisgebenden Person der Eingang bestätigt werden. Hiernach ist zu prüfen, ob der Verstoß in den sachlichen Anwendungsbereich des HinSchG fällt. Mit der hinweisgebenden Person ist nach den Vorgaben des HinSchG Kontakt zu halten. Anschließend muss eine Stichhaltigkeitsprüfung der eingegangenen Meldung durchgeführt werden. Je nach Einzelfall sind Folgemaßnahmen nach § 17 Abs. 1 Nr. 6 i. V. m. § 18 HinSchG zu ergreifen. Gemäß § 17 Abs. 2 HinSchG erfolgt eine Rückmeldung an die hinweisgebende Person innerhalb von drei Monaten nach der Bestätigung des Eingangs der Meldung oder, wenn der Eingang nicht bestätigt worden ist, spätestens nach drei Monaten und sieben Tagen.

Die mitunter umfangreichen Aufgaben der internen Meldestelle können grundsätzlich auch von Dritten, insbesondere Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälten, als „Ombudspersonen“ wahrgenommen werden (§ 14 Abs. 1 HinSchG). Diese können in besonderem Maße die Vertraulichkeit, Unabhängigkeit und Fachkunde gewährleisten. Auch anonyme Meldungen können dabei ohne Weiteres sichergestellt werden.
Vor dem Hintergrund der laufenden Umsetzungsfrist sowie der zeitnah zu erwartenden landesrechtlichen Regelungen sollten sich Energieversorger jetzt mit den neuen Vorgaben auseinandersetzen und deren Umsetzung rechtzeitig in die Wege leiten.

* Jost Eder und Alexander Bartsch, Rechtsanwälte, Becker Büttner Held (BBH), Berlin